Breens redactie - 24 november 2020
Leestijd: 4 min
OPSLAAN
Met de schoolpoorten op slot, steeg het aantal educatieve applicaties dat onderwijsinstellingen gebruikten flink, zodat ook tijdens de coronacrisis lessen door konden gaan. Nu is het tijd voor bezinning en bewuste keuzes: hoe kun je een digitale leeromgeving het beste vormgeven, zowel technisch als organisatorisch, en wat zijn daarbij de grootste uitdagingen?
Jasmijn Jacobs-Wijn maakt als projectmanager Digitale leeromgeving bij SURF onderdeel uit van de innovatietak van de organisatie. Samen met haar team werkt ze aan alle facetten die een digitale leeromgeving behelst, waaronder het verbeteren van de gebruikerservaring. “Om erachter te komen wat de grootste drempels en uitdagingen zijn, gaan we veel in gesprek met instellingen. Je wilt natuurlijk dat zo’n omgeving optimaal werkt, voor zowel studenten als docenten”, stelt Jacobs-Wijn.
Om een optimale werking en maximaal gebruikersgemak te bereiken, is het essentieel dat onderwijsinstellingen eerst een antwoord op enkele belangrijke vragen helder hebben: “Sluit de visie van de organisatie bijvoorbeeld wel aan op de praktijk, hoe houd je de regie over je omgeving en hoe zit het met governance? Maar ook: wat is er technisch nodig om een modulaire omgeving te bouwen?” Daarin kunnen instellingen veel van elkaar leren. “Daarom organiseren wij leergangen waarin instellingen praktijkverhalen delen, nieuwe kennis opdoen en een netwerk kunnen bouwen om het samenwerken te vergemakkelijken.” Onder het mom van kennis delen en inspireren, stelde SURF ook een rapport op waarin zeven instellingen delen hoe zij de verbetering van de gebruikerservaring van de digitale leeromgeving aanpakken.
Pas op de plaats maken
Vrijwel elke instelling werkt al met een leermanagementsysteem (LMS), aangevuld met applicaties voor bijvoorbeeld toetsen en feedback geven. Voor veel organisaties is het dan ook niet de vraag hoe zij individuele applicaties kunnen implementeren, maar hoe zij van losse applicaties één geïntegreerd geheel kunnen maken en hoe zij het vanuit de huidige situatie kunnen doorontwikkelen. “Instellingen fantaseren er weleens over om helemaal opnieuw te beginnen en de omgeving vanaf het absolute nulpunt op te bouwen, maar in de praktijk gaat dat vaak niet, omdat het bijvoorbeeld te grote investeringen vergt.” Jacobs-Wijn vergelijkt het met het inrichten van je huis:
“Als je nieuwe kussens haalt voor op de bank, wil je eigenlijk ook opeens een nieuw vloerkleed, omdat het oude niet meer bij de kussens past. Zo kan het ook werken met de applicaties in de digitale leeromgeving.”
Al zijn er in het digitale landschap vaak ook andere aanleidingen om de omgeving anders in te richten. Denk aan het aflopen van het LMS-contract of aan corona. “Tijdens de crisis zijn er veel ad hoc beslissingen genomen, om bepaalde applicaties aan te schaffen, zoals Teams of Zoom. Op dit moment lopen die tijdelijke contracten af, is de ergste druk van de ketel en is het dus een uitstekend moment om deze keuzes eens te heroverwegen. Welke impact heeft een bepaalde applicatie op de omgeving gehad, onder welke voorwaarden zijn deze applicaties aangeschaft en hoe kun je ze het beste integreren in het totale applicatielandschap?”
Digitale leeromgeving ontwikkelen
Het aanpassen, verbeteren en uitbreiden van de digitale leeromgeving gebeurt soms onder hoge druk, maar idealiter wordt er wel altijd oog gehouden op de visie van de instelling. “Voor het vormgeven van deze visie maken organisaties steeds vaker gebruik van ‘teacher journeys’ en ‘student journeys’. Daarbij wordt gekeken naar de route die een student of docent aflegt vanaf het moment dat zij de deur binnenstappen totdat zij, in het geval van de student, uiteindelijk met een diploma buiten staan. De stappen die zich binnen de digitale leeromgeving voltrekken, kun je dan vertalen naar wensen en eisen voor applicaties en de gebruikerservaring.” De tijd nemen om een visie op te stellen (“en dat hoeft echt geen heel boekwerk te zijn”), betaalt zich volgens Jacobs-Wijn uiteindelijk dubbel en dwars terug. “Het dwingt je om bewust na te denken, geeft richting en creërt duidelijkheid.”
Een digitale leeromgeving groeit namelijk op organische wijze: er komen applicaties bij en andere worden vervangen. Het risico loert dan al gauw dat belangrijke informatie zich verspreidt over de omgeving. Jacobs-Wijn: “Stel, je hebt een onvoldoende gehaald en je wilt weten wat dat voor je eindresultaat betekent en of een herkansing mogelijk is. Dan zou je die informatie niet bij elkaar moeten sprokkelen vanuit zes verschillende applicaties. Het kan zelfs gebeuren dat er op een gegeven moment tegenstrijdige informatie in één leeromgeving staat. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Om dat te voorkomen, moet je bij het organiseren van de omgeving altijd werken vanuit je visie en de wensen en behoeften van de gebruikers, de docenten en studenten, en niet alleen vanuit de applicatiekant.”
Omdat je in je gehele organisatie draagvlak moet creëren voor het proces, is het ook belangrijk om iedereen te betrekken bij de (door)ontwikkeling van de digitale leeromgeving. “Denk aan inkoop, de juridisch verantwoordelijke en de eindgebruikers. Het is echt niet alleen een IT-feestje.” Net zo belangrijk als deze integrale werkwijze, is het uiteindelijk aanwijzen van één eindverantwoordelijke. “Er moet één eigenaar of afdeling de ‘product owner’ zijn, degene die als taak heeft om de digitale omgeving te onderhouden én te innoveren. Dan heb je ook één centraal aanspreekpunt; wel zo overzichtelijk.”
Grip op de omgeving
De digitale leeromgeving stelt instellingen dus zowel op organisatorisch, technisch als procesmatig niveau voor de nodige uitdagingen. “De visie van SURF op de digitale leeromgeving is modulair. Dat houdt in dat de omgeving is opgebouwd uit verschillende educatieve applicaties die samenwerken. Het is belangrijk om een ferme grip te houden op het applicatielandschap. Er zijn namelijk duizenden applicaties beschikbaar; hoe ga je daarin een keuze maken, hoe houd je zicht op welke applicaties worden gebruikt in je organisatie en welke informatie deze vereisen? Als instelling moet je de overweging maken op welke punten je de regie wilt voeren en op welke punten je de teugels wat laat vieren om bijvoorbeeld ruimte te bieden voor innovatie met ‘educational technology’, oftewel: EdTech.” Een digitale leeromgeving ontwikkelen levert namelijk niet alleen uitdagingen op, maar ook de nodige kansen en mogelijkheden om een toekomstbestendige omgeving op te bouwen die zich aanpast aan de veranderende behoeften van haar gebruikers.
Meer weten over de digitale leeromgeving? Kijk dan op de website van SURF.
